Как нанять бухгалтера и не пожалеть об этом?
01.06.2021
Составили полезную инструкцию о том, как НКО нанять бухгалтера: как проверить его квалификацию, что он должен знать и как проверять результаты его работы?
Что должен делать бухгалтер?
Как правило, в некоммерческих организациях главный бухгалтер – это финансовый работник, в обязанности которого входит:
1
ведение бухгалтерского учета,
2
формирование учетной политики,
3
составление отчетности.
Как регулируются отношения с бухгалтером?
Бухгалтер может работать в организации:
1
По трудовому договору в штате;
2
По договору гражданско-правового характера;
3
Можно нанять организацию или ИП на аутсорс.
Что нужно зафиксировать в договоре с бухгалтером?
1
ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности (в целом или за конкретный отчетный период);
2
исчисление налогов, подача налоговой отчетности в срок;
3
исчисление обязательных страховых взносов; подача отчетности по ним;
4
подготовка платежных поручений на перечисление налогов и страховых взносов;
5
подготовка документов по запросам налоговых органов и внебюджетных фондов;
6
проведение операций через систему «клиент–банк» или иную аналогичную систему;
7
инвентаризация денежных средств и иного имущества;
8
переписка и взаимодействие с контрагентами.
Если перечисленные выше обязанности не предусмотрены договором, то бухгалтер может этим не заниматься и не будет нести ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.
Какую ответственность может понести бухгалтер за недобросовестную работу?
Работодатель может объявить замечание или выговор главному бухгалтеру, а также привлечь его к материальной ответственности или даже уволить. Если в трудовом договоре с главбухом нет условий о полной материальной ответственности, то с него можно взыскать ущерб в сумме, не превышающей его среднемесячный заработок.

Если же в трудовой договор включено положение о полной материальной ответственности, то главный бухгалтер обязан возместить причиненный им ущерб в полном размере. Причем ущерб можно взыскать через суд даже после увольнения главбуха (в течение 1 года со дня обнаружения ущерба).
Дисциплинарное взыскание может быть наложено при наличии трех условий:
1
главбух не исполнил обязанность, закрепленную в его трудовом договоре и должностной инструкции;
2
есть серьезные доказательства того, что нарушение произошло по вине главного бухгалтера;
3
нужно успеть наказать провинившегося главбуха в течение 6 месяцев со дня совершения проступка.
Главного бухгалтера могут привлечь к административной и даже к уголовной ответственности, если организация умышленно не платила налоги.
Как проверить работу предыдущего бухгалтера?
Законодательно порядок передачи дел не определен. Самый оптимальный вариант — это аудиторская проверка в организации перед увольнением прежнего главбуха и приходом нового. Если аудиторскую проверку провести по разным причинам не получается, то необходимо выполнить следующее:
1
Составить акт о передаче документации, по которому бывший бухгалтер передает документацию новому.
Целесообразно, чтобы период, за который передаются документы, составлял не менее 5 лет, т.к. в пункте 1 статьи 29 Закона о бухучете сказано, что все бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет.
2
Если в организации не было налоговой проверки, особое внимание следует обратить на наличие документов за последние три года.
Напомним, что налоговые органы имеют право проверить организацию только за последние три года (ст. 87 НК РФ). Акт составляется в произвольной форме. В нем указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов. Акт подписывают прежний и новый бухгалтер, затем визирует руководитель. На акте можно поставить печать организации.
3
Провести инвентаризацию материальных ценностей.
Только на основании актов инвентаризации имущества, требований и обязательств за предыдущие финансовые годы можно сделать вывод о достоверности финансовой отчетности. В соответствии со статьей 11 Закона «О бухгалтерском учете» организация обязана проводить инвентаризацию ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Данные актов инвентаризации подтверждают показатели годовой бухгалтерской отчетности.
4
Провести сверку налоговых расчетов с бюджетом.
При составлении акта приемки-передачи дел необходимо проверить наличие таких документов, как акты сверки с налоговыми органами по всем основным налогам с письменными объяснениями по выявленным расхождениям, акты документальных налоговых проверок, решения налоговых органов о случаях привлечения к налоговой и административной ответственности организации и ее должностных лиц, переписка по различным вопросам, архив судебных споров, если таковые случались, и другие важные документы.
5
Запросить у увольняющегося бухгалтера отчеты аудиторов по результатам проверок, а также исправительные декларации, свидетельствующие о внесении необходимых исправлений в учет и документооборот.
6
Провести выборочную проверку ведения бухгалтерского учета, особое внимание уделив трем моментам:
  • проверить учетную политику для целей бухгалтерского учета и целей налогообложения. На примере одной-двух хозяйственных операций нужно проверить, соблюдается ли утвержденная учетная политика;

  • проверить начисление налогов, поскольку возможные ошибки, допущенные бывшим бухгалтером, повлекут за собой искажение налоговой базы уже в период, когда будет работать новый главный бухгалтер;

  • проверить договорную базу, хотя бы те договоры, которые действуют в текущем году.

Часто бывает так, что прежний бухгалтер уже уволился, а новый еще не вышел на работу. Как в этом случае оформить передачу дел? В подобной ситуации новому бухгалтеру лучше составить акт приема документов в одностороннем порядке. Порядок составления тот же, что и при передаче документов от бывшего бухгалтера новому. Разница лишь в том, что у нового бухгалтера есть время, и он может более тщательно все проверить и отразить свои замечания в акте. Акт должен быть подписан новым бухгалтером и завизирован руководителем.
Что лучше: бухгалтер в штате или на аутсорсе?
Здесь каждый должен решить для себя сам: у каждого вида работы есть свои преимущества недостатки.
В штате:
+ Личный контроль всех действий бухгалтера.

- В случае ошибки бухгалтера руководитель и НКО вынуждены из собственных средств платить штрафы, нести убытки.

- Нужно самому неплохо разбираться в бухгалтерии, чтобы контролировать работу. Бесспорно, руководителю это будет полезным в любом случае, и здесь важно найти баланс между личным контролем и грамотным делегированием.
На аутсорсе:
+ Не нужно раздувать штат, можно сэкономить на аренде офиса, его оборудовании и снабжении.

+ Высокая экспертность специалистов: у профильной организации гораздо больше возможностей для повышения квалификации и профессионального развития своих сотрудников;

+ Не нужно во всем разбираться и контролировать самому.

+ Часто это гораздо дешевле, чем работа штатного сотрудника.

+ Ответственность за работу надежной аутсорсинговой фирмы застрахована, и они сами платят за свои ошибки.


- Все это актуально только для надежных, хороших аутсорсинговых компаний, нужно тщательно выбирать.
Где НКО найти бухгалтера, который разбирается во всех тонкостях?
«Правовая команда» специализируется на работе с НКО, мы хорошо знаем их потребности и особенности. Мы предлагаем разные виды бухгалтерского обслуживания, и обещаем, что вам не понадобится разбираться в бухгалтерской и налоговой системах — мы изучим вашу модель работы и сами предложим наилучшие варианты бухучета и налогообложения, расскажем, где есть проблемы, а потом их устраним. Над вашими задачами в комплексе работают несколько специалистов. Это платно, но дешевле, чем их нанимать их по отдельности.

© 2020

Информационный портал разработан и поддерживается «Правовой командой».


Политика в отношении обработки
персональных данных

Публичная оферта
БУДЬТЕ В КУРСЕ НОВОСТЕЙ