Алгоритм проверки внутреннего
документооборота НКО
Задача
проверка внутренней документации своей организации на соответствие действующему законодательству
Необходимые условия решения
Чтобы проверить, соответствуют ли документы организации действующему законодательству, необходимо установить, все ли требуемые документы присутствуют в организации, а также соблюдены ли требования к их оформлению. С чего в данном случае нужно начать?
Шаг 1.
Проверка устава своей организации на соответствие действующему законодательству
Устав юридического лица, утвержденный учредителями (участниками) юридического лица, должен содержать сведения о наименовании юридического лица, его организационно-правовой форме, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующей организационно-правовой формы. В уставах некоммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц.

Уставы некоммерческих организаций в соответствии с Федеральным законом «О некоммерческих организациях» помимо этого должны содержать сведения о:

  • правах и обязанностях участников (членов) некоммерческой организации (для корпоративных организаций);
  • условиях и порядке приема в участники (члены) некоммерческой организации и выхода из нее (для корпоративных организаций);
  • источниках формирования имущества некоммерческой организации;
  • порядке внесения изменений в устав некоммерческой организации;
  • порядке использования имущества в случае ликвидации некоммерческой организации;
  • символике некоммерческой организации – описание эмблем, гербов, иных геральдических знаков, флагов и гимнов (в случае использования таковой);
  • структуре, компетенции, порядке формирования и сроках полномочий органов управления некоммерческой организацией, порядке принятия ими решений и выступления от имени некоммерческой организации.

Устав фонда должен содержать указания о попечительском совете фонда, осуществляющем надзор за деятельностью фонда.

В уставе ассоциации (союза) и общественной организации дополнительно указываются сведения о порядке принятия решений органами ассоциации (союза) и общественной организации по вопросам, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов, а также об имущественных правах и обязанностях членов ассоциации (союза) и общественной организации.

Кроме того, устав общественной организации и общественного движения должен предусматривать:
  • структуру общественной организации и общественного движения;
  • территорию, в пределах которой общественная организация и общественное движение осуществляет свою деятельность;
  • место нахождения постоянно действующего руководящего органа общественной организации и общественного движения;
  • права общественной организации и общественного движения и их структурных подразделений по управлению имуществом;
  • порядок реорганизации и ликвидации общественной организации и общественного движения.

статья 52 ГК РФ
Рекомендации по проверке устава организации:

1. Первое, на что стоит обратить внимание при анализе устава своей организации – актуальна ли выбранная организационно-правовая форма в соответствии с действующими правовыми нормами.
На сегодняшний день ГК РФ закрепляет следующий закрытый перечень форм НКО:
1) потребительские кооперативы;
2) общественные организации;
2.1) общественные движения;
3) ассоциации (союзы);
4) товарищества собственников недвижимости;
5) казачьи общества, внесенные в государственный реестр казачьих обществ в Российской Федерации;
6) общины коренных малочисленных народов Российской Федерации;
7) фонды, к которым относятся в том числе общественные и благотворительные фонды;
8) учреждения, к которым относятся в том числе и частные учреждения;
9) автономные некоммерческие организации;
10) религиозные организации;
11) публично-правовые компании;
12) адвокатские палаты;
13) адвокатские образования (являющиеся юридическими лицами);
14) государственные корпорации;
15) нотариальные палаты.

Данный список организационно-правовых форм был нормативно закреплен в 2014 году. Если Вы понимаете, что форма Вашей организации иная – необходимо привести свой устав в соответствие действующему законодательству.

2. Вторая распространенная ошибка в уставе — открытый перечень видов деятельности организации, а также отсутствие разделения основных видов деятельности и деятельности, приносящей доход.

Некоммерческие организации могут осуществлять приносящую доход деятельность, если это предусмотрено их уставами, лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых они созданы, и если это соответствует таким целям. Некоммерческая организация, уставом которой предусмотрено осуществление приносящей доход деятельности, за исключением казенного и частного учреждений, должна иметь достаточное для осуществления указанной деятельности имущество рыночной стоимостью не менее минимального размера уставного капитала, предусмотренного для обществ с ограниченной ответственностью.

3. Следующим распространенным запросом при обращении к юристам является приведение кодов видов деятельности организации по ОКВЭД, содержащихся в ЕГРЮЛ, в соответствие с теми видами деятельности, которые предусмотрены уставом НКО.

4. В целом, для организаций, создававшихся до 2014 года, рекомендуется привести устав организации в соответствие действующему законодательству.
Риски
В случае выявления противоречий действующего устава некоммерческой организации нормам действующего законодательства контролирующий орган выносит предписание об устранении нарушений, а если эти нарушения не будут устранены в установленный срок — применяются меры ответственности (от штрафов до ликвидации организации).
Шаг 2.
Проверка наличия и оформления протоколов в НКО
Проведя анализ соответствия устава своей организации действующему законодательству, мы переходим к следующему этапу — проверке наличия и оформления протоколов заседаний органов управления. Устав НКО описывает структуру органов управления с обязательным порядком их избрания, компетенцией, периодичностью заседаний и сроками полномочий. Необходимо контролировать, чтобы органы вовремя проводили свои заседания и вовремя переизбирались (либо срок их полномочий продлевался). При этом каждое из таких решений обязательно оформляется соответствующим документом — протоколом либо решением единоличного органа.

Протоколы являются обязательными документами, фиксирующими основные управленческие решения. Протоколы подлежат обязательному хранению в организации.

Протокол составляется в письменной форме и подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания. Перед голосованием по вопросам повестки дня необходимо определить, кто будет осуществлять подсчет голосов.

В протоколе указывается, что данное лицо проводило подсчет по всем вопросам повестки дня. Если по разным вопросам повестки дня подсчет голосов проводили разные лица, то после каждого вопроса повестки дня необходимо указать такое лицо, которое учитывало голоса именно по данному вопросу повестки дня.
В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны:

  1. дата, время и место проведения собрания;
  2. сведения о лицах, принявших участие в собрании (ФИО лиц или ФИО присутствующих членов органа юридического лица, полное наименование, ОГРН, адрес места нахождения, ФИО представителя и реквизиты документа, подтверждающего полномочия юридического лица-члена, сведения о лицах, присутствующих без права голоса);
  3. результаты голосования по каждому вопросу повестки дня (Голосовали: «за», «против», «воздержались»);
  4. сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
  5. сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.


Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю. Подписи председателя и секретаря являются обязательными. Подписи всех присутствующих не обязательны.

Документы, которые утверждались на заседании должны быть приложены к протоколу. Если прокол содержит более 1 листа, его необходимо прошить. На месте прошивки указывается количество листов и заверяется подписью председательствующего.
Протокол учредительного съезда (конференции) или общего собрания, заседания высшего органа управления (высшего руководящего органа) организации, содержащий решение о создании некоммерческой организации, об утверждении ее учредительных документов и об избрании (назначении) органов (о формировании руководящих и контрольно-ревизионных органов), должен содержать:

  1. дату, время и место проведения учредительного съезда (конференции), общего собрания, заседания;
  2. список учредителей - участников учредительного съезда (конференции), общего собрания, заседания;
  3. сведения о количественном и персональном составе (фамилия, имя, отчество) рабочих органов (президиума, секретариата и иных);
  4. существо принятых решений и результаты голосования по ним;
  5. сведения (фамилия, имя, отчество) об избранных (назначенных) членах руководящих и контрольно-ревизионных органов;
  6. фамилию, инициалы и личную подпись председателя и секретаря съезда (конференции), общего собрания, заседания, ответственных за составление протокола.
Протокол заседания высшего, иного уполномоченного органа управления некоммерческой организации, содержащий решение о внесении изменений в учредительные документы и (или) об изменении иных сведений, подлежащих внесению в Единый государственный реестр юридических лиц, также должен содержать:

  1. в случае проведения заседания в форме съезда (конференции) - сведения об утверждении нормы представительства делегатов, о количестве избранных и фактически присутствующих на заседании делегатов, о соблюдении положений устава некоммерческой организации в части определения правомочности (кворума) заседания высшего или иного уполномоченного органа управления;
  2. в случае проведения заседания в форме общего собрания (заседания) - сведения об общем количестве членов (участников, учредителей) высшего или иного уполномоченного органа управления некоммерческой организацией на дату проведения заседания и о количестве фактически присутствующих на заседании членов (участников, учредителей), о соблюдении положений устава некоммерческой организации в части определения правомочности (кворума) заседания высшего или иного уполномоченного органа управления.
Решение высшего органа управления некоммерческой организацией может быть принято без проведения собрания или заседания путем проведения заочного голосования (опросным путем), за исключением принятия решений по вопросам исключительной компетенции. Такое голосование может быть проведено путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подверждение.

Порядок проведения заочного голосования определяется уставом некоммерческой организации, который должен предусматривать обязательность сообщения всем учредителям (участникам, членам) некоммерческой организации или членам коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией предлагаемой повестки дня, возможность ознакомления всех учредителей (участников, членов) некоммерческой организации или членов коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией до начала голосования со всеми необходимыми информацией и материалами, возможность вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов, обязательность сообщения всем учредителям (участникам, членам) некоммерческой организации или членам коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией до начала голосования измененной повестки дня, а также срок окончания процедуры голосования.
    В протоколе о результатах заочного голосования должны быть указаны:

    • дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании высшего органа управления некоммерческой организацией;
    • сведения о лицах, принявших участие в голосовании;
    • результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
    • сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
    • сведения о лицах, подписавших протокол.
    Риски
    Нарушение требований к оформлению протоколов органов управления некоммерческой организации может привести к признанию решений соответствующих органов недействительными, то есть не порождающими правовых последствий.

    В свою очередь это создает угрозу для всех юридически значимых действий, предпринятых на основе недействительного решения (например, заинтересованные лица могут попытаться оспорить сделку, совершенную руководителем организации, полномочия которого были продлены с нарушением процедуры принятия или оформления решения высшего органа управления).
    Шаг 3.
    Проверка внутренних документов организации (положений, реестров, карточек, регламентов)
    Убедившись в наличии и соблюдении требований оформления протоколов заседаний органов НКО, можно перейти к следующему шагу — проверке прочих внутренних документов (положений, реестров, карточек, регламентов), если они существуют в организации.

    Уставом НКО может быть предусмотрено, что отдельные органы действуют на основании положений о них. Необходимо проверить, чтобы такие положения были разработаны и утверждены надлежащим органом (что должно быть зафиксировано в протоколе заседания этого органа).

    Определяя статус юридических лиц конкретных организационно-правовых форм, законодатель редко касается видов или точных названий внутренних документов. Оно и понятно: здесь цель упоминания о них — фиксация органов, компетентных принимать такие акты.

    В положениях, регламентах организации устанавливаются основные системно связанные между собой правила деятельности организаций, их структурных подразделений и подведомственной системы.

    Приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения, как нормативного характера, так и по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам преимущественно внутренней деятельности. Возможно издание распоряжения при организации выполнения сложных приказов и иных поручений.

    Правила как документ формулируют требования к той или иной деятельности или поведению.

    Инструкция — акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение иных актов, используемых организацией в соответствии с ее компетенцией.

    Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливается в уставе (положении) организации в соответствии с действующим законодательством.

    Другие документы организации, не имеющие нормативного характера, не являющиеся распорядительными: акт, анкета, график, договор, доклад, объяснительная записка, должностная инструкция, заявление, заключение, заявки разного рода, обзор, отзыв, извещение, справка, список, свидетельство, перечень, протокол, письмо, предложения, штатное расписание, регистрационно-контрольная карточка.
    В корпоративных (основанных на членстве) организациях (ассоциациях, союзах, общественных организациях) должны быть документы по учету членов (карточки, анкеты, заявления на вступление в члены, согласия на обработку персональных данных).

    Не являются обязательными, но относятся к рекомендуемым требования к оформлению документов, закрепленные в «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».


    утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
    Важно соблюсти требования, установленные для реквизитов документов.
    Наименование организации - автора документа
    является обязательным реквизитом каждого документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование включается в состав бланка документа или печатается, если документ оформлен не на бланке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, ниже наименования организации.
    Справочные данные об организации
    содержат сведения, необходимые при информационных контактах и для определения в нужных случаях места составления документа. Наибольшее количество справочных реквизитов используется в письме, телеграмме, электронном письме.
    Справочные данные могут содержать почтовый или юридический адрес; местонахождение (город, поселок, страну); номера телефонов для связи; коды организации и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП, адрес электронной почты и др.).
    Для распорядительных документов, протоколов, актов и т.п. обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация. Место издания на бланке не указывается, если оно включено в название организации.
    Наименование вида документа
    является обязательным реквизитом документа. При подготовке унифицированных форм распорядительных документов должны использоваться соответствующие названия. Наименование вида включается в состав бланка документа. В бланке письма наименование вида документа не указывается.
    Дата документа
    это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания, а для утверждаемых документов - дата утверждения. Датой протокола является дата заседания (принятия решения), датой акта - дата события, датой постановления, приказа, письма — дата подписания.

    Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой. При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, 20.01.2020.

    При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Например, 20 января 2020 года. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.
    Подпись
    является обязательным реквизитом документа.
    В состав подписи входит:
    • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);
    • личная подпись;
    • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
    Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

    Удостоверение подлинности электронного документа (ЭД) осуществляется посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности ЭД посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП в соответствии с Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи".

    Регистрационный номер документа

    является обязательным реквизитом документа. Регистрационный номер состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен по усмотрению организации буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки документа (эп - электронная почта, факс, тф - телефон, и т.п.) или автора, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

    Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых под соответствующими названиями организаций или через косую черту в порядке указания авторов в документе.
    Заголовок к тексту
    включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

    Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?). Заголовок может содержать две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.

    Заголовок составляет исполнитель документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
    Оттиск печати
    заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а также на иных документах, предусматривающих в нормативном порядке заверение подлинной подписи.
    Риски
    Отсутствие обязательных реквизитов в документах может привести к признанию их необязательными к исполнению. При проверке контролирующие органы могут засчитать в общее число нарушений отсутствие тех или иных документов в организации.
    Шаг 4.
    Проверка документов, используемых при осуществлении уставной деятельности
    При осуществлении текущей уставной деятельности организации важно помнить, что взаимоотношения с контрагентами должны быть юридически оформлены. Здесь, в первую очередь, нужно внимательно относиться к формулировкам в тексте договора, а также помнить про документы и материалы, подтверждающие факт проведения мероприятия / затраты на реализацию проекта / количество участников мероприятий, фото и видеоматериалы и т.д.
    Наиболее распространенными ошибками, которые допускают некоммерческие организации при оформлении мероприятий, являются:

    • отсутствие договора с контрагентами, которых НКО привлекает при организации и проведении мероприятия;
    • неправильная квалификация договора с контрагентом (например, заключение договора поставки вместо подряда);
    • отсутствие согласие на сбор и обработку персональных данных участников мероприятия;
    • отсутствие подтверждений благополучателя / (списки с "живыми" подписями / акты получения услуги / фото мероприятия);
    • отсутствие договора на помещение при проведении мероприятия;
    • привлечение волонтеров на мероприятие на возмездной основе;
    • отсутствие документов и материалов, подтверждающих расходы на проведение мероприятия (договоры, акты выполненных работ (оказанных услуг), финансовые документы, подтверждающие расходы на реализацию проектных мероприятий).
    Также важно учитывать, что уставом организации может быть предусмотрено утверждение программ, в рамках которых проводятся те или иные мероприятия, одним из органов управления (в благотворительных организациях благотворительные программы утверждаются высшим органом управления). В этом случае необходимо также оформить соответствующий протокол (решение) органа управления, утверждающее эту программу (реализацию проекта).
    Риски
    Невнимательное отношение к документам, оформляющим уставную деятельность, может повлечь неприятности при общении с контролирующими органами (например, Федеральной налоговой службой при обосновании расходов, Министерством юстиции при проверке соответствия проводимых мероприятий положениям устава, Роскомнадзором при проверке документов по персональным данным), при нарушении контрагентами своих обязательств (например, при обращении суд в связи с ненадлежащим исполнением договора), при предоставлении отчетов о расходовании денежных средств грантодателю (например, если мероприятие проводилось в рамках проекта, получившего поддержку).