Как перевести сотрудников на удаленную работу?
Инструкция для руководителя
некоммерческой организации
Автор: Екатерина Васютина
Возможно, Вы уже отправили своих работников по домам, и все благополучно работают из дома. Конечно, правильно оформление такого перехода — это уже нюанс, причем не самый срочный.
И тем не менее, соблюдение или несоблюдение его тоже может в дальнейшем иметь свои последствия.
Пошаговое руководство:
  1. Загляните в штатное расписание и определите, есть ли потребность оставить кого-то из сотрудников в офисе.

  2. Издайте приказ о переводе штатных сотрудников (всех или части) на дистанционную работу с указанием причины перевода (эпидемиологическая ситуация). В этом приказе необходимо указать срок перевода на удаленную работу (например, с 23 по 31 марта 2020 года) и назначить ответственного за составление дополнительных соглашений к трудовым договорам.

  3. Объявите сотрудникам о принятом Вами решении перевести их на удаленную работу и напомните о необходимости при работе дома соблюдать положения инструкций по охране труда при работе с оборудованием.

  4. Обсудите с ответственным за составление дополнительных соглашений (если это не Вы сами) и главным бухгалтером несколько важных нюансов:

    • каким образом Вы организуете связь с сотрудниками, возможные варианты: по Skype, WhatsApp, по электронной почте, по телефону;
    • какой установить график работы: есть ли необходимость обязать конкретных работников, например, секретаря, быть на связи в определенные часы, в каких случаях возможно установление гибкого графика (по умолчанию дистанционные работники по своему усмотрению выбирают время работы);
    • сможете ли Вы обеспечить передачу сотрудникам домой определенных технических средств (компьютеров) и, если нет, то какой Вы установите размер компенсации за использование работниками собственного оборудования.
  5. Подготовьте дополнительные соглашения и подпишите два экземпляра с каждым работником. Не забудьте указать срок действия дополнительного соглашения и попросить работника написать на Вашем экземпляре, что он «экземпляр дополнительного соглашения на руки получил».

    Возможны следующие варианты дополнительного соглашения:
    • Изменить отдельные положения действующего трудового договора. Подробнее о том, что должно быть указано в дополнительном соглашении, можно посмотреть тут.
    • Принять текст трудового договора в новой редакции (временно, естественно).
Образец дистанционного трудового договора
Нажмите на иконку, чтобы скачать образец, подготовленный юристами.
Если Вы решите воспользоваться данным образцом, то номер и дата договора, а также дата начала работы в новой редакции не изменяются. Перепишите их из действующего трудового договора.
6. Всё. В установленный Вами день сотрудники приступают к работе из дома.
Какую информацию нужно включить в дополнительное соглашение о дистанционной работе (пункт 5.a):
1. Включить в условия трудового договора новое условие о том, что «Работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно)»;

2. Изложить в новой редакции место работы: можно указать только наименование работодателя и добавить условие: «рабочее место Работника располагается по адресу ____________» (укажите адрес регистрации физического лица);

3. Дополнить трудовой договор положениями о порядке обмена документами и информацией, например: «Взаимодействие между Работником и Работодателем осуществляется путем обмена электронными документами. Каждая из Сторон обязана подтверждать получение электронного документа от другой Стороны в день получения такого документа»;

4. Прописать либо порядок обеспечения работника необходимым оборудованием и материалами (можно разрешить забрать домой рабочий компьютер), либо порядок компенсации за использование личного имущества работника;

5. Установить порядок и способы контроля работодателя за исполнением работником должностных обязанностей. Если организация хочет, чтобы работник находился на связи в определенные часы, это необходимо прописать в дополнительном соглашении. Среди способов контроля могут быть телефонные звонки и/или скорость реагирования на сообщения электронной почты или программ-мессенджеров;

6. Установить срок действия дополнительного соглашения, тогда по истечении этого срока текст трудового договора вернется в силу в своей изначальной редакции.