Должностная инструкция работника: как составить?

Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция работника — не обязательный для НКО документ. Однако важно помнить, что должностные обязанности работника НКО должны быть зафиксированы в письменной форме. Работник не обязан выполнять функции, с которыми он не был должным образом ознакомлен. Соответственно, чтобы снизить риск конфликтных ситуаций, должностные обязанности лучше составить максимально подробно. По нашему мнению, проще всего зафиксировать должностные обязанности в отдельном документе — должностной инструкции, но можно и включить этот раздел в текст трудового договора.

Жестко закрепленных форм должностных инструкций для НКО не существует. Как правило, в нее включают следующие разделы:

• общие сведения (о должности, требованиях к образованию и стажу работы по специальности);
• трудовые функции (краткое описание сути должностных обязанностей);
• должностные обязанности (детальное перечисление того, что должен делать сотрудник);
• права и ответственность работника в рамках выполнения им трудовой функции;
• взаимодействие с другими сотрудниками и руководством (от кого работник получает информацию, кому передаёт, к кому и по каким вопросам может обратиться).
• При подготовке должностных инструкций НКО могут ориентироваться в том числе на общедоступные варианты, в Интернете их очень много. Важно внимательно прочитать готовый шаблон и скорректировать его в соответствии с вашими собственными ожиданиями от работника: у каждой НКО своя специфика, работники зачастую выполняют очень разные функции, всё это нужно учесть.

Кстати, выезд в командировки — это тоже одна из обязанностей. Если она не зафиксирована письменно, работник может отказаться от служебной поездки без негативных для себя последствий.

Что включить в инструкцию для работника НКО?

Рассмотрим на примере должностной инструкции менеджера проекта НКО. Там можно прописать:

1. Составление календарных планов реализации проекта в формате с учетом требований, определенных условиями конкурсов.
2. Обеспечение соблюдения утвержденного календарного плана проекта в соответствии со статьями затрат выделенного бюджета, в частности, обеспечение выполнений мероприятий проекта в установленные сроки с соблюдением заявленных целевых показателей.
3. Составление тактического плана реализации проекта в программе Excel с детализацией по отдельным мероприятиям проекта, ответственными за организацию, планируемыми результатами по каждому мероприятию, данными, необходимыми для составления отчёта, сроками составления отчётности.
4. Организацию и координирование встреч команды проекта на регулярной основе.
5. Коммуникацию с грантодателями и иными партнёрами проекта в связи с необходимостью внесения изменений в утвержденный календарный план проекта.
6. Участие в работе по внесению изменений в бюджет проекта.
7. Организацию мероприятий в рамках проекта, в частности, составление программ мероприятий, приглашение участников, коммуникацию с ними.
8. Коммуникацию с контрагентами по вопросам условий сотрудничества, заключения договоров, подписания закрывающих документов.
9. Ведение документации проектов, обеспечение своевременного наличия первичной учётной документации по проекту.
10. Организацию сбора и систематизации информации по достижению целевых показателей проекта в соответствии с утверждённым календарным планом, внутренними потребностями организации.
11. Подготовку и проведение презентаций проектов.
12. Выезд в командировки по заданию руководителя организации.
13. Подготовку промежуточных и итоговых отчётов по проекту по форме и в сроки, согласованные с грантодателем, и представление их руководителю организации.
14. Выполнение иных должностных обязанностей по поручению руководителя организации.

Если вы решили составить должностную инструкцию работника, сделайте в трудовом договоре ссылку на этот документ и уточните, что он является неотъемлемой частью трудового договора. И, конечно, не забудьте ознакомить с инструкцией самого сотрудника.