Как правило, смета утверждается на календарный год органом управления, который отдельно уполномочен Уставом НКО. На годовом собрании этот же орган рассматривает отчет об исполнении сметы.
С помощью сметы НКО может заранее определить возможный дефицит средств и принять решения о привлечении дополнительного финансирования: участии в грантовых конкурсах, развитии приносящей доход деятельности или других мероприятиях.
Форма сметы в НКО может быть любой. Ее необходимо утвердить приложением к учетной политике организации. Важно, чтобы форма сметы была составлена с учетом необходимости формирования отчета о целевом использовании средств и отчета в Минюст. Это помогает организовать бухгалтерский учет с необходимым уровнем детализации по уставным видам деятельности, источникам финансирования и группам расходов.